Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é um sistema baseado em computador em que ferramentas de software são utilizadas para capturar, processar, índice de armazenar, recuperar, distribuir e descarte dos documentos. Os documentos podem ser na forma de planilhas, documentos de texto, arquivos multimídia e afins. Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos inclui a captura de documentos através da digitalização, código de barras e de reconhecimento óptico de caracteres, mantendo a gestão do fluxo de trabalho, através do controlo de um fluxo ordenado de documentos e distribuição de documentos entre os indivíduos e departamentos.

Muitos dos processos de sistemas de gestão de documentos estão incluídos no software de gestão de documentos electrónicos, o que também permite que os documentos a ser captados e armazenados sob a forma de imagens gráficas. O software pode ser executado em um computador pessoal e em rede utilizando a rede existente da empresa. Ela permite o acesso instantâneo a documentos, melhora a colaboração no que diz respeito à partilha de informações entre os departamentos e escritórios, e garante a segurança de arquivos e registros.

Um usuário pode criar um documento, anexar imagens gráficas e de índice do documento, juntamente com o anexo, utilizando o software. Qualquer informação sobre o documento mais tarde pode ser acessado simultaneamente por todos os usuários que possuem um certificado de segurança, independentemente da sua localização geográfica. Alterações e modificações subseqüentes feitas posteriormente também são armazenados, juntamente com o documento original que os outros usuários podem ver como um arquivo completo. Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos garante contra extravio ou perda de arquivos devido ao fornecimento de um sistema de segurança on-line. Além disso, torna mais fácil a recuperação de falhas, devido à possibilidade de o armazenamento externo de informação. Além disso, o software fornece controle sobre os usuários que podem acessar, visualizar e envio dos documentos.

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é mais eficiente do que em papel de gestão de documentos. Ele economiza custos de espaço de escritório, arquivos, documentos e pessoal para manter os arquivos.

Sistemas de gestão electrónica de documentos pode ser implementado em organizações onde há grandes volumes de documentos que são difíceis de gerenciar e controlar por causa de suas distantes locais físicos. É benéfico para as organizações que têm para fornecer acesso instantâneo e múltiplo para as informações e manter o controle de todas as modificações feitas pelos usuários aos documentos originais durante o seu ciclo de vida. Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos traz o gerenciamento centralizado de documentos e permite decisões melhores e mais rápidas, devido à gestão de fluxo de trabalho aprimorado....